Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai hệ thống ERP

Một hệ thống ERP kết nối các hệ thống khác nhau và cho phép dữ liệu của chúng được truy cập thông qua một vị trí trung tâm. Tuy nhiên, trước khi bạn có thể sử dụng hệ thống nhất quán này, doanh nghiệp của bạn phải trải qua quá trình triển khai ERP. Việc triển khai ERP liên quan đến việc cài đặt phần mềm, chuyển dữ liệu tài chính của bạn sang hệ thống mới, cấu hình người dùng và quy trình của bạn cũng như đào tạo người dùng của bạn về phần mềm. Có rất nhiều công việc cần chuẩn bị và sẵn sàng trước khi DN bạn thực sự được ứng dụng hệ thống ERP và quản trị và vận hành. Vậy nên bắt đầu từ đâu?!

Đầu tiên Doanh nghiệp cần biết Triển khai ERP là quá trình thực hiện Từng bước một:

Như với bất kỳ dự án lớn nào, bạn bắt buộc phải thực hiện từng bước một với kế hoạch triển khai ERP. Việc lo lắng về việc triển khai ERP thất bại là điều bình thường, nhưng may mắn thay, việc triển khai ERP thành công không chỉ khả thi mà chúng thực sự khá phổ biến, đặc biệt là khi bạn lần đầu tiên đảm bảo vai trò của Ban Lãnh đạo và Ban CNTT và Ban nghiệp vụ dự án.

1. Đối tác triển khai:

Trước khi chúng tôi xem xét chi tiết danh sách kiểm tra và quy trình triển khai ERP, trọng tâm ban đầu của bạn nên là lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Lựa chọn phần mềm phù hợp là vô cùng quan trọng nhưng lựa chọn đối tác phù hợp để triển khai hệ thống ERP của bạn cũng quan trọng không kém.

Giả sử bạn đã tìm thấy phần mềm ERP đám mây và nhà cung cấp phần mềm mà bạn đang tìm kiếm, kết quả mong đợi của việc triển khai đúng công nghệ ERP là:

• Tối ưu chuỗi giá trị cho Doanh nghiệp
• Hoạt động được sắp xếp hợp lý
• Chức năng dễ sử dụng, các báo cáo chính xác, kịp thời
• Chế độ xem thời gian thực về doanh nghiệp của bạn mọi lúc và mọi nơi trên mọi thiết bị
• Một nền tảng ERP không chỉ an toàn mà còn có thể thích ứng với các nhu cầu luôn thay đổi của công ty

Với FPT IS, đối tác tư vấn và triển khai hệ thống ERP hàng đầu Việt Nam, đơn vị được nhiều Doanh nghiệp tin tưởng, sẽ chịu trách nhiệm tư vấn lộ trình triển khai, các giải pháp được ứng dụng nhằm giải quyết bài toán quản trị cũng như nghiệp vụ của từng doanh nghiệp. Sau đó sẽ đưa đội ngũ tư vấn, sử dụng phương pháp và công cụ triển khai mà chúng tôi đã thiết lập trong Khung giải pháp để đưa dự án cán đích và đạt được kết quản mong đợi về hệ thống ERP của DN.

2. Việc triển khai ERP nên tập trung vào Đội dự án và Quản lý dự án như là chìa khóa thành công của Doanh nghiệp triển khai ERP.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án được định nghĩa là "ứng dụng kiến ​​thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để quản lý các hoạt động nhằm đáp ứng các mục tiêu của dự án. Quản lý dự án là việc so sánh tiến độ thực hiện so với kế hoạch ban đầu và từ đó cập nhật kế hoạch . Để thực hiện được điều này, việc tập hợp một Nhóm quản lý dự án để hướng dẫn dự án từ đầu đến cuối là cần thiết.

Nhóm Quản lý Dự án bao gồm một Nhà tài trợ Điều hành, người Giám sát dự án với tư cách bán thời gian. Anh ấy hoặc cô ấy cung cấp các kỳ vọng cho dự án cùng với các nguồn lực cần thiết; anh ấy hoặc cô ấy sẵn sàng giúp trả lời các câu hỏi không thể tránh khỏi hoặc giảm bớt bất kỳ mối quan tâm nào phát sinh.

Nhóm cũng yêu cầu Trưởng dự án am hiểu về doanh nghiệp của bạn, có kinh nghiệm quản lý trước đây và có thể giao tiếp rõ ràng. Người lãnh đạo đại diện cho nhóm và dự án trước quản lý cấp trên và chịu trách nhiệm về việc đạt được các mục tiêu của dự án.

Các Thành viên còn lại của Nhóm sẽ được phân công nhiệm vụ và trách nhiệm chi tiết của họ trong quá trình lập kế hoạch; Các thành viên trong nhóm nên được lựa chọn dựa trên trình độ chuyên môn và kiến ​​thức của họ liên quan đến nhiệm vụ, vì họ sẽ là người bị ảnh hưởng nhiều nhất và sẵn sàng nhất để thấy việc triển khai phần mềm hệ thống ERP thành công.

Quyết định nâng cấp phần mềm hệ thống ERP hiện tại của bạn hoặc triển khai một hệ thống ERP mới là một công việc chính. Do đó, nhóm bạn tập hợp lại nên bao gồm những người trong toàn tổ chức, những người sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi công nghệ ERP - những người dùng. Việc chuyển đổi suôn sẻ từ một hệ thống cũ sang một hệ thống mới không bao giờ được đảm bảo, nhưng những người sẽ đạt được nhiều lợi ích nhất từ ​​nó được thúc đẩy bằng cách dự đoán kết quả họ sẽ đạt được và nhận được lợi ích từ những kết quả đó càng nhanh càng tốt. Về cơ bản, vấn đề mua vào của tổ chức.

Cũng cần lưu ý rằng việc truyền đạt chính xác những gì đang xảy ra, tại sao nó xảy ra và khi nào nó xảy ra trong suốt quá trình sẽ giúp mọi người nắm bắt được thông tin và giảm thiểu sự lo lắng khi triển khai ERP có thể gây ra. Bất ngờ có thể vừa tốt vừa xấu. Nếu nhân viên của bạn — người dùng cuối — ngay từ đầu hiểu rằng việc áp dụng công nghệ ERP là một sáng kiến ​​và chiến lược kinh doanh chứ không chỉ là một gói phần mềm mới hay một dự án CNTT, thì họ có nhiều khả năng sẽ hỗ trợ toàn bộ quy trình.

Hầu hết các Khách hàng của FPT IS đã chọn phần mềm hệ thống ERP của SAP; họ mong muốn một nền tảng dựa trên đám mây có thể mở rộng quy mô với mô hình kinh doanh một cách nhanh chóng, hệ thống ERP SAP giải được các bài toán về tối ưu chuỗi giá trị của từng doanh nghiệp, các phân hệ đặc thù cho từng ngành nghề kinh doanh. 

3. Trong thời gian qua, khi tình trạng dịch bệnh căng thẳng, FPT IS bằng kinh nghiệm quản lý dự án, đội ngũ tư vấn và công cụ hỗ trợ, chúng tôi đã hoàn thành các dự án triển khai ERP cấp tốc cho doanh nghiệp, tạo nên một chuẩn mực mới cho các dự án ERP về chất lượng, thời gian và chi phí cũng như nguồn lực bỏ ra của Doanh nghiệp lẫn FPT. 

Tất cả các kế hoạch nguồn lực triển khai ERP khác nhau về phạm vi và công nghệ ERP liên tục thay đổi, nhưng đối với FPT IS và các đối tác của chúng tôi biết cách xử lý những thay đổi này một cách dễ dàng. Nếu "lập kế hoạch triển khai ERP" nằm trong danh sách việc cần làm của bạn và bạn muốn nó trở thành một quá trình bổ ích, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.