Paperless Office - giải pháp Văn phòng không giấy cho doanh nghiệp

Văn phòng không giấy (Paperless Office ) - xu hướng đầu tư tại các doanh nghiệp thông minh

Văn phòng không giấy ( Paperless Office) là một trong những bước đầu tiên hướng tới công cuộc chuyển đổi số trong các tổ chức hoặc công ty. Paperless Office đề cập đến việc loại bỏ giấy có chủ ý khỏi các quy trình, với mục tiêu nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí . Số hóa là cốt lõi của văn phòng không giấy.

Khái niệm về văn phòng không giấy xuất hiện kể từ khi máy tính cá nhân được sử dụng và ngày càng phổ biến. Khi các văn phòng được ứng dụng số hóa và với sự gia tăng của email, nhu cầu về tài nguyên giấy đã giảm đi rất nhiều – tiết kiệm tiền, môi trường và tăng cường bảo mật trong một tổ chức.

Việc triển khai và ứng dụng văn phòng không giấy đã trỗi dậy vô cùng mạnh mẽ, nhất là trong và sau khi diễn ra đại dịch Covid-19 cùng với các xu hướng mới như Work from Home: ít người làm việc tại văn phòng và nhiều người làm việc từ xa hơn, nhu cầu về lưu trữ tài liệu giảm dần và lợi ích của văn phòng không giấy tờ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí có thể tính toán được.

Nhiều thống kê từ các tổ chức uy tín đã cho biết trung bình mỗi năm nhân viên in 10.000 trang giấy! Từ chi phí in ấn và văn phòng phẩm đến diện tích sàn và khu vực nộp hồ sơ, các doanh nghiệp đang loại bỏ khối lượng giấy tờ nặng nề đang tiết kiệm được rất nhiều. Số hóa không chỉ làm giảm nhu cầu in hoặc lưu trữ các tệp vật lý mà còn cải thiện hiệu quả của quy trình và thời gian của nhân viên.

Dưới đây là ba lợi ích chính của việc ứng dụng Văn phòng không giấy và các nghiên cứu điển hình về liệu quả mà Paperless Office mang lại cho các doanh nghiệp:

1. Giảm chi phí vận hành

Số hóa các quy trình và tác vụ (bussiness process) giúp giảm chi phí in ấn và các hoạt động khác:

• Chi phí lưu trữ: Không còn cần phải mua tủ hồ sơ hoặc sử dụng không gian sàn có giá trị để lưu trữ giấy tờ hoặc giữ các bản sao cứng.
• Chi phí sao chép và in ấn: Với việc ứng dụng số hóa, dianh nghiệp không cần tạo nhiều bản sao của một tệp để phân phát khắp văn phòng. Các công ty có thể sử dụng hệ thống quản lý tài liệu số để lưu trữ một bản sao ở vị trí trung tâm và phân quyền đến các thành viên để mọi người dễ dàng truy cập
• Chi phí quy trình kinh doanh: Vì bạn đã chuyển đổi từ quy trình công việc thủ công sang tự động nên bạn hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và tiết kiệm tiền. Ví dụ: tối ưu hóa quy trình công việc có thể dẫn đến việc thu tiền thanh toán nhanh hơn và giảm chi phí mua hàng.
• Bảo mật và chi phí khôi phục dữ liệu: Bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp một các dễ dàng, ít rủi ho và không tốn kém. Khôi phục dữ liệu đó thậm chí còn dễ dàng hơn mà không ảnh hưởng đến tính liên tục của doanh nghiệp

2. Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên

Người ta ước tính rằng nhân viên lãng phí 1,8 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin và xem tệp. Một nghiên cứu khác cho thấy rằng "việc mất thời gian tác động tiêu cực đến các công ty và nền văn hóa khi người lao động lãng phí năng lượng lẽ ra nên dành cho việc lập kế hoạch, chiến lược và phát triển tổng thể của công ty."

Khi dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ tập trung và được lập chỉ mục chính xác, nội dung đó có thể dễ dàng truy cập (với điều kiện bạn được phân quyền). Nhân viên sẽ không phải mất thời gian tìm kiếm các tệp đó và có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin.

Khả năng truy cập dễ dàng và khả năng chia sẻ tài liệu nhanh chóng, tăng tốc các quy trình và góp phần tăng thời gian trong các quy trình quan trọng như lập hóa đơn, tuyển dụng nhân viên. helpdesk và thu tiền, thanh toán, thực hiện các quy trình nội bộ. Ví dụ: bạn có thể tăng tốc độ xử lý hóa đơn tự động bằng cách tự động liên kết các tài liệu điện tử có liên quan như đơn đặt hàng, vận đơn, hợp đồng, v.v.

Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tích hợp các ứng dụng. Ví dụ: bằng cách tích hợp các hệ thống quản lý tài liệu, hóa đơn và phần mềm quan hệ khách hàng, bạn sẽ tránh được các tác vụ đơn lẻ và đảm bảo luồng thông tin trôi chảy.

Lợi ích của một văn phòng không cần giấy tờ cũng tác động đến trực tiếp đến khách hàng của doanh nghiệp. Với khả năng truy cập dễ dàng vào các tài liệu kỹ thuật số và thời gian quay vòng nhanh chóng, nhân viên của bạn có thể phục vụ khách hàng của họ hiệu quả hơn.

3.  Bảo mật và tuân thủ tốt hơn

Bảo mật dữ liệu là lợi ích lớn nhất mà Paperless Office mang lại. Nếu không, bạn có nguy cơ mất thông tin kinh doanh quan trọng có thể có tác động tiêu cực đến tính liên tục của doanh nghiệp và các mối quan hệ khách hàng.

Không có nguy cơ bị mất hoặc các tệp bí mật rơi vào tay kẻ xấu, giải pháp văn phòng không giấy tờ giúp giảm khả năng xảy ra những rủi ro phổ biến này. Các tệp được số hóa có thể bị khóa bằng quyền truy cập – và quyền truy cập chúng chỉ được gán cho những người cần xem chúng. Thông tin nhạy cảm cũng có thể được bảo mật khỏi việc sử dụng sai mục đích, mất mát và trộm cắp thông qua các cài đặt bảo mật chặt chẽ giúp theo dõi và bảo vệ các tệp điện tử.

Làm thế nào để Xây dựng và ứng dụng Văn phòng không giấy tại doanh nghiệp:

Tại FPT, với nhiều năm kinh nghiệm nghiên cứu, xây dựng và triển khai hệ thống Văn phòng điện tử - Văn phòng không giấy tại nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Qua quá trình đúng kết FPT IS đã xây dựng nên bộ giải pháp FPT Paperless Office với các sản phẩm liên thông và tích hợp hoàn thiện từ các hoạt động Văn phòng, quy trình nội bộ (FPT SPro) cho đến quy trình tương tác, ký kết và trao đổi với khách hàng/ đối tác bên ngoài (FPT eContract) cùng nền tảng chữ ký số (FPT eSignCloud) với mục đích giảm thiểu tối đa lượng giấy sử dụng cũng như số hoá tối đa các quy trình lên nền tảng điện tử.

Ngoài những điểm chung về Paperless Office, việc tư vấn triển khai các giải pháp này phụ thuộc rất nhiều vào yêu cầu cũng như văn hoá doanh nghiệp của từng công ty với các ngành nghề đặc thù. Vì vậy để xây dựng được một hệ thống văn phòng không giấy hoàn thiện, doanh nghiệp cần lựa chọn đối tác tư vấn triển khai uy tín với đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm để phối hợp xây dựng. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về lộ trình, giải pháp và phương án xây dựng Paperless Office cho riêng doanh nghiệp mình!